Giải pháp tổ chức Đại Hội Cổ Đông

Hướng dẫn quy trình tổ chức đại hội cổ đông thường niên:

Tổ chức đại hội cổ đông bao gồm các bước chính: chuẩn bị tài liệu, thông báo mời họp đến cổ đông, tổ chức họp tại địa điểm quy định, đảm bảo đạt đủ tỷ lệ cổ đông dự họp hợp lệ, tiến hành biểu quyết các vấn đề trong chương trình nghị sự, và công bố kết quả sau đại hội. 

Quy trình tổ chức đại hội đồng cổ đông trực tuyến 

Bước 1: Chuẩn bị cuộc họp ĐHĐCĐ

Ra quyết định và lập kế hoạch

- Hội đồng quản trị ra quyết định triệu tập họp ĐHCĐ, xác định rõ hình thức tổ chức (trực tuyến toàn phần hay hybrid), thời gian, địa điểm chủ tọa điều hành, và ngày đăng ký cuối cùng để chốt danh sách cổ đông có quyền dự họp.

Xây dựng/hoàn thiện quy chế

Xây dựng Điều lệ công ty, Quy chế nội bộ về quản trị công ty, và Quy chế tổ chức ĐHCĐ trực tuyến. Quy chế này phải quy định chi tiết các thủ tục họp online như cách đăng ký, xác thực, thảo luận, biểu quyết, xử lý ủy quyền trực tuyến.

Đây là yêu cầu bắt buộc với công ty đại chúng và là yếu tố then chốt đảm bảo tính pháp lý.

Lựa chọn nền tảng công nghệ

- Chọn nhà cung cấp hoặc nền tảng công nghệ ĐHCĐ trực tuyến đáng tin cậy, có đủ tính năng.

Chuẩn bị nội dung và tài liệu:

- Lập dự thảo chương trình nghị sự chi tiết. Soạn thảo đầy đủ tài liệu họp, sửa đổi điều lệ, bầu cử (nếu có); dự thảo Nghị quyết tương ứng…  

Lập danh sách và thông báo mời họp: 

- Chốt danh sách cổ đông có quyền dự họp dựa trên ngày đăng ký cuối cùng. 

Gửi thông báo mời họp và tài liệu: 

- Gửi Thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách, tối thiểu 21 ngày trước ngày khai mạc. Thông báo phải nêu rõ thời gian, hình thức họp, chương trình dự kiến.

- Cổ đông cần được cung cấp hướng dẫn họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến, bao gồm:

Hướng dẫn đăng nhập vào hệ thống trực tuyến (đường link, mã đăng nhập, cách thức kiểm tra kết nối,…),cách thức và các quy trình cần thiết để đăng ký dự họp.

Tiếp nhận Đăng ký và Xử lý Ủy quyền: 

- Mở hệ thống cho cổ đông/người được ủy quyền đăng ký tham dự trực tuyến.

- Thiết lập quy trình nhận và xác thực giấy ủy quyền (bản giấy/điện tử).

Bước 2: Tiến hành họp online

Đón tiếp và kiểm soát cổ đông

- Mở hệ thống họp trực tuyến trước giờ khai mạc để cổ đông đăng nhập.

Ban tổ chức thực hiện kiểm tra, xác thực danh tính và tư cách cổ đông/người được ủy quyền tham dự online.

Khai mạc đại hội:

- Khi đủ tỷ lệ cổ đông tham dự theo luật định và Điều lệ, Chủ tọa tuyên bố khai mạc Đại hội.

- Thông qua chương trình nghị sự, quy chế làm việc, quy chế biểu quyết trực tuyến.

Thảo luận và hỏi đáp:

- Ban lãnh đạo trình bày báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, các đề xuất quyết định . Cổ đông tham gia thảo luận, đặt câu hỏi qua các công cụ trực tuyến. 

Biểu quyết điện tử:

- Khi đến phần biểu quyết cho từng nội dung, Chủ tọa hoặc bộ phận kỹ thuật sẽ kích hoạt chức năng biểu quyết trên hệ thống.

Cổ đông thực hiện bỏ phiếu điện tử trên nền tảng. Hệ thống tự động ghi nhận và kiểm phiếu

Bước 3: Ghi nhận và công bố kết quả

Kiểm phiếu và công bố Kết quả: 

- Ban Kiểm phiếu giám sát quá trình kiểm phiếu tự động. Chủ tọa công bố kết quả kiểm phiếu và tỷ lệ thông qua của từng vấn đề ngay tại cuộc họp.

Bước 4: Báo cáo sau đại hội

Công bố thông tin và lưu trữ hồ sơ: 

- Doanh nghiệp công bố thông tin kết quả họp, Biên bản, Nghị quyết theo quy định. Lưu trữ đầy đủ hồ sơ họp, bao gồm cả dữ liệu điện tử (kết quả biểu quyết chi tiết, bản ghi hình…).

Giải pháp tổ chức Đại Hội Cổ Đông

Tổng kết:

Tổ chức đại hội đồng cổ đông trực tuyến đang dần trở thành một xu thế tất yếu tại Việt Nam. Hình thức này mang lại vô vàn lợi ích về chi phí, thời gian, hiệu quả hoạt động. Đồng thời hình tổ chức trực tuyến còn giúp nâng cao quyền và trải nghiệm cổ đông.

Từ đó xây dựng mối quan hệ bền vững với cổ đông, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp. Để triển khai thành công, doanh nghiệp trước hết cần nắm vững các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và đặc biệt là Nghị định 155/2020/NĐ-CP.

Cuối cùng, một quy trình đại hội đồng cổ đông trực tuyến chặt chẽ, từ khâu chuẩn bị, tiến hành đến kết thúc và lưu trữ, là điều kiện tiên quyết.

Truyền Thông Sài Gòn HD là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến & trực tiếp - uy tín - chuyên nghiệp.